Netvisor

Analysoinut Appwesome

Netvisor on yrityskäyttöön tarkoitettu taloussovellus, jonka ajatuksena on tuoda talousasiat, työtunnit, matkalaskut ja palkkoihin liittyvät tehtävät samaan arkeen. Kun asensin sen ensimmäistä kertaa, vaikutelma oli käytännöllinen eikä erityisen näyttävä: tämä ei yritä olla päivittäinen ajanviete, vaan työkalu, jonka arvo näkyy silloin, kun jokin työvaihe hoituu ilman sähköpostiketjua, paperikuittia tai erillistä taulukkoa.

Minulle olennaisin kysymys ei ollut, näyttääkö sovellus hyvältä ensimmäisenä päivänä, vaan palaanko siihen vielä viikkojen päästä. Yrityksen taloushallinnossa hyvä sovellus ei yleensä voita siksi, että sitä on hauska käyttää, vaan siksi, että se tekee toistuvasta velvollisuudesta riittävän sujuvaa. Tässä suhteessa Netvisorilla on selkeä tarkoitus. Visma Solutions Oy:n kehittämä sovellus on ilmainen asentaa, sen ikäraja on PEGI 3, ja se on suunnattu yrityksen arjen tehtäviin eikä kuluttajan henkilökohtaiseen budjetointiin.

Ensimmäinen viikko näyttää, mihin sovellus sopii

Ensimmäisinä käyttöpäivinä Netvisorin hyöty riippuu paljon omasta roolista. Yrittäjälle tärkeintä voi olla matkalaskun tai työtuntien kirjaaminen heti, kun asia on vielä muistissa. Työntekijälle sovellus voi olla paikka, jossa omat tunnit ja kulut ilmoitetaan ilman, että jokaisesta pienestä asiasta tarvitsee lähettää viestiä taloushallinnolle. Palkanlaskentaa hoitavalle tai yrityksen taloudesta vastaavalle käyttäjälle arvo syntyy puolestaan siitä, että eri ilmoitukset tulevat samaan kokonaisuuteen.

Ensivaikutelma paranee, jos käyttöön suhtautuu työnkulun eikä yksittäisen näkymän kautta. Ensin kannattaa miettiä, mitä sovelluksella oikeasti tehdään: kirjataanko tunteja päivittäin, ilmoitetaanko matkakuluja viikoittain vai tarkistetaanko talousasioita vain silloin tällöin? Jos kaikki nämä tehtävät yrittää opetella samalla kertaa, sovellus voi tuntua raskaammalta kuin se todellisuudessa on. Oma suositukseni on aloittaa yhdestä toistuvasta tehtävästä ja rakentaa tapa sen ympärille.

Netvisorin vahvuus on juuri siinä, että se kokoaa yrityksen kannalta eri tyyppisiä asioita samaan paikkaan. Tavalliseen muistioon verrattuna kirjaukset eivät jää vain omaksi muistiinpanoksi. Toisaalta tämä tarkoittaa myös sitä, että käyttäjän täytyy ymmärtää, mihin tarkoitukseen kukin kirjaus tehdään ja mitä tietoa yrityksen prosessi tarvitsee. Sovellus ei korvaa yhteisiä pelisääntöjä. Jos työpaikalla ei ole sovittu esimerkiksi tuntien tai kulujen ilmoittamisen käytäntöä, mikään käyttöliittymä ei yksin ratkaise epäselvyyttä.

Todellinen arkitilanne: työpäivä, ajo ja kuitti

Kuvittelen tavallisen tilanteen, jossa työntekijä käy asiakkaan luona, tekee päivän aikana eri tehtäviä ja maksaa matkalla pienen työstä aiheutuvan kulun. Illalla hänellä on kolme muistettavaa asiaa: työtunnit, matka ja kuitti. Jos nämä jäävät viikon loppuun, yksityiskohdat alkavat helposti sekoittua. Netvisorin järkevin käyttötapa on tehdä kirjaukset lähellä tapahtumaa, jolloin päivämäärä, työn sisältö ja kulun tarkoitus ovat vielä tuoreessa muistissa.

Tässä työnkulussa sovellus ei välttämättä säästä joka kerta valtavasti aikaa. Sen tärkeämpi hyöty on unohtamisen vähentäminen. Kun kirjaukset tehdään pienissä erissä, kuukauden lopun selvitystyö ei kasva epämukavaksi kasaksi. Tämä on yksi niistä asioista, joita sovelluskaupan lyhyt kuvaus ei kerro: taloushallinnon mobiilityökalun arvo syntyy usein enemmän oikeasta ajoituksesta kuin yksittäisestä napista.

Ensimmäisellä viikolla kannattaa myös tarkistaa, miten oma yritys käyttää Netvisoria. Kaikki käyttäjät eivät näe samaa kokonaisuutta, eikä jokaisen tarvitsekaan. Työntekijän kannalta turha taloushallinnon näkymä voi vain lisätä hämmennystä, kun taas yrittäjä voi kaivata laajempaa kokonaiskuvaa. Jos jokin toiminto tuntuu puuttuvan, kyse ei aina ole sovelluksen viasta, vaan yrityksen käyttöoikeuksista tai siitä, miten palvelu on otettu käyttöön.

Kuukausittainen arvo näkyy rutiineissa

Ensimmäisen innostuksen jälkeen Netvisorin käyttö muuttuu nopeasti rutiiniksi. Se on hyvä merkki. Tämänkaltaisessa sovelluksessa jatkuva uutuusarvo ei ole tavoite, vaan tuttuus. Kun tunnit kirjataan samalla tavalla, matkalaskut tehdään heti matkan jälkeen ja palkkoihin liittyvät tiedot tarkistetaan sovitussa rytmissä, sovellus alkaa toimia yrityksen muistina.

Minusta kuukausittainen hyöty on vahvimmillaan pienissä yrityksissä ja tiimeissä, joissa sama henkilö joutuu käsittelemään monta roolia. Yrittäjä voi olla päivän aikana myyjä, työntekijä, esihenkilö ja talousasioiden hoitaja. Erilliset työkalut jokaiselle tehtävälle voivat tuntua aluksi joustavammilta, mutta samalla tiedot hajautuvat. Yksi yhteinen ympäristö ei tee prosessista automaattisesti helppoa, mutta se voi vähentää paikkoja, joista asioita täytyy etsiä.

Työtuntien kohdalla tärkeä käytännön vinkki on kirjata poikkeamat heti. Jos päivä ei mennyt suunnitelman mukaan, lyhyt selite on myöhemmin arvokkaampi kuin pelkkä numero. Sama koskee matkalaskuja: kulun tarkoitus kannattaa ilmaista tavalla, jonka myös tarkistaja ymmärtää ilman erillistä kyselyä. Näin sovellus palvelee muutakin kuin omaa muistia ja vähentää edestakaista selvittelyä.

Palkkoihin liittyvissä asioissa Netvisorin arvo on ennen kaikkea tiedon oikeellisuudessa ja ajoituksessa. Pienikin myöhästynyt tai epäselvä ilmoitus voi siirtää työn jonkun toisen tehtäväksi. Siksi sovellus sopii käyttäjälle, joka pystyy noudattamaan sovittua rytmiä. Jos haluaa tarkistaa kaiken vasta viimeisenä iltana, käyttökokemus muuttuu helposti kiireiseksi, vaikka itse sovellus olisi kunnossa.

Vertailu paperiin, taulukkoon ja erillisiin sovelluksiin

Paperiseen kuittipinoon tai omaan taulukkoon verrattuna Netvisorin etu on prosessin yhteys yrityksen taloushallintoon. Taulukko antaa vapautta, mutta se myös jättää käyttäjän vastuulle nimeämisen, versionhallinnan ja tietojen toimittamisen oikeaan paikkaan. Netvisor on parempi silloin, kun kirjauksilla on selkeä jatkokäsittely. Jos tarvitset vain henkilökohtaista kuluseurantaa, kevyt budjetointisovellus voi tuntua nopeammalta ja vähemmän sitovalta.

Erillisiin tuntikirjaus- ja kulusovelluksiin verrattuna keskitetty ratkaisu voi vähentää sovellusten vaihtamista. Vastapainona käyttöönotto voi tuntua vaativammalta, koska Netvisor ei ole vain yksi irrallinen muistilappu. Se on osa yrityksen talousprosessia. Pienen yksinyrittäjän, joka lähettää vain satunnaisesti laskuja ja haluaa seurata omia menojaan, kannattaa arvioida tarkasti, tuoko tämä kokonaisuus todellista hyötyä vai lisääkö se vain yhden järjestelmän opeteltavaksi.

Netvisor ei myöskään ole paras valinta käyttäjälle, joka haluaa täysin vapaamuotoisen työkalun ilman yrityksen yhteisiä rakenteita. Sen vahvuus on ohjatussa tekemisessä. Mitä enemmän yrityksellä on toistuvia ilmoituksia, hyväksyntää vaativia kuluja ja palkkoihin liittyvää tiedonkulkua, sitä perustellummalta keskitetty tapa tuntuu.

Ylläpito ratkaisee, jääkö sovellus käyttöön

Netvisorin ylläpitotaakka ei muodostu siitä, että sovellusta pitäisi jatkuvasti tutkia, vaan siitä, että omat rutiinit täytyy pitää kunnossa. Käyttäjän pitää tietää, milloin tunnit ilmoitetaan, milloin matkalaskut tarkistetaan ja kenelle epäselvistä kirjauksista puhutaan. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta juuri tällaiset pienet velvollisuudet ratkaisevat, jääkö sovellus hyödylliseksi vai muuttuuko se paikaksi, johon kertyy keskeneräisiä tehtäviä.

Minulle toimivin tapa olisi yhdistää käyttö työpäivän päätökseen. Ennen kuin päivä loppuu, tarkistan tunnit ja kulut samalla kun asiat ovat muistissa. Viikoittain voi tehdä nopean katsauksen siihen, onko jotain jäänyt odottamaan. Kuukausittain taas kannattaa varmistaa, että omat ilmoitukset ovat yrityksen aikataulun mukaisesti valmiina. Tällainen rytmi on tylsä, mutta juuri siksi kestävä.

Teknisen puolen kannalta on hyvä huomioida, että nykyinen versio on 2.5.4 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä on iOS- tai Android-laitteessa 12. Käytännössä tämä rajaa vanhimpia puhelimia, mutta uudemmilla laitteilla tärkeintä on pitää käyttöjärjestelmä ja sovellus ajan tasalla. Yrityskäytössä päivitysten lykkääminen voi aiheuttaa turhaa kitkaa juuri silloin, kun kirjauksia pitäisi tehdä nopeasti.

Ylläpidossa kannattaa erottaa kaksi asiaa: sovelluksen tekninen toiminta ja yrityksen oma asetusten sekä ohjeiden hallinta. Jos hyväksyntäkierto, työnumerot tai kulujen käsittely tuntuvat sekavilta, ongelma voi olla organisaation prosessissa. Tällöin käyttäjä hyötyy enemmän selkeästä sisäisestä ohjeesta kuin siitä, että hän etsii sovelluksesta uuden kiertotavan.

Mistä väsymys yleensä alkaa?

Netvisorin kaltaisessa työkalussa väsymys syntyy helposti toistosta. Jos jokainen tuntikirjaus tuntuu ylimääräiseltä hallinnolliselta tehtävältä, käyttö alkaa ärsyttää, vaikka sovellus tekisi teknisesti sen mitä pitää. Erityisesti tilanteissa, joissa työpäivät vaihtelevat paljon tai kirjauksia täytyy korjata jälkikäteen, käyttäjä voi kokea järjestelmän enemmän valvovana kuin auttavana.

Toinen kitkan lähde on epäselvä vastuunjako. Kuka tarkistaa matkalaskun? Milloin puuttuva kuitti pitää täydentää? Kuka korjaa virheellisen tuntimerkinnän? Jos näihin ei ole vastausta, sovellus näyttää helposti syylliseltä. Oma käytännön neuvoni on sopia nämä asiat ennen laajempaa käyttöönottoa. Netvisor toimii paremmin, kun käyttäjä tietää, mitä häneltä odotetaan ja mitä tapahtuu lähettämisen jälkeen.

Kolmas rasite on se, että samaan sovellukseen liittyy useita käyttäjätyyppejä. Työntekijä haluaa nopean kirjauksen, esihenkilö tarvitsee tarkistettavaa tietoa ja taloushallinto haluaa yhdenmukaisen aineiston. Yksi näkymä ei voi optimoitua täydellisesti kaikille. Siksi käyttö voi tuntua toisesta sujuvalta ja toisesta raskaalta ilman, että kumpikaan arvio on väärässä.

Myös satunnainen käyttäjä joutuu opettelemaan muistamisen tavan. Jos sovellusta avaa vain silloin, kun palkkapäivä tai kulukorvaus lähestyy, osa yksityiskohdista on jo voinut unohtua. Tällaiselle käyttäjälle paperinen kuitti ja kalenterimuistutus voivat edelleen olla tarpeellisia rinnakkaisia apuja. Netvisor ei poista tarvetta henkilökohtaiselle järjestykselle, vaan toimii parhaiten sen tukena.

Käyttäjäkokemus ja luottamus arjen työkaluna

Netvisorin keskimääräinen arvosana on 3,3, ja palautetta on kertynyt reilut kaksisataa arviota sekä kymmeniä kirjallisia arvioita. Lukema kertoo minulle ennen kaikkea siitä, että käyttökokemus ei ole kaikille vaivaton. Yrityssovelluksessa arvosanaa pitää tulkita hieman eri tavalla kuin viihdesovelluksessa: yksi epäonnistunut kirjautuminen tai hankala korjaustilanne voi vaikuttaa työpäivään paljon enemmän kuin tavallisen vapaa-ajan sovelluksen pieni häiriö.

Toisaalta käyttäjien tyytyväisyys riippuu vahvasti siitä, miten yritys on rakentanut oman Netvisor-käytäntönsä. Kun tarvittavat kentät, aikataulut ja hyväksyjät ovat selkeitä, sovellus voi tuntua suoraviivaiselta. Kun prosessi on epäselvä, käyttäjä joutuu arvailemaan ja kokee järjestelmän raskaaksi. Tämä on tärkeä ero ennen lataamista: sovellus ei ole irrallinen henkilökohtainen työkalu, vaan osa työpaikan toimintatapaa.

Yli satatuhatta asennusta kertoo, että kyse ei ole aivan marginaalisesta kokeilusta. Silti en valitsisi sitä pelkän käyttäjämäärän perusteella. Yritykselle olennaisempaa on, sopiiko se nykyiseen taloushallintoon ja ovatko työntekijät valmiita käyttämään sitä säännöllisesti. Jos vastaus on kyllä, keskitetty rakenne voi maksaa vaivan takaisin kuukausien aikana. Jos vastaus on ei, käyttöönotto voi jäädä puolittaiseksi.

Kenelle suosittelen ja kenelle en?

Suosittelen Netvisoria erityisesti yritykselle, jossa talous, tunnit, matkalaskut ja palkkoihin liittyvät ilmoitukset muodostavat toistuvan kokonaisuuden. Se sopii myös työntekijälle, joka haluaa hoitaa omat ilmoituksensa heti eikä säilyttää kuitteja ja muistiinpanoja useassa paikassa. Yrittäjälle se on kiinnostava silloin, kun taloushallinnon tehtävät ovat kasvaneet liian monimutkaisiksi omalle taulukolle, mutta arjen kirjauksia tehdään edelleen itse.

En suosittelisi sitä ensisijaiseksi ratkaisuksi henkilölle, joka etsii vain henkilökohtaista kuluseurantaa, yksinkertaista budjettia tai satunnaista kuittien säilytyspaikkaa. Silloin kevyempi sovellus voi olla selkeämpi. En myöskään pitäisi sitä hyvänä vaihtoehtona yritykselle, joka ei ole valmis sopimaan vastuista ja aikatauluista. Järjestelmä voi keskittää tiedot, mutta se ei itsestään luo kurinalaista työskentelytapaa.

Ilmainen hinta tekee kokeilun aloittamisesta matalan kynnyksen, mutta yrityskäytössä kannattaa silti arvioida kokonaisuus eikä vain lataamisen helppoutta. Käyttöönottoon liittyvä opastus, yrityksen oma palvelukokonaisuus ja työntekijöiden sitoutuminen vaikuttavat siihen, onko sovelluksesta jatkuvaa hyötyä. Ilmainen asennus ei tarkoita, että käyttöönotto olisi täysin vailla työtä.

Tuomio, kun uutuus on ohi

Ensimmäisellä viikolla Netvisor kiinnostaa siksi, että se kokoaa monta yrityksen arjen tehtävää yhteen. Kuukauden päästä sen arvo riippuu siitä, ovatko tunnit, matkalaskut ja muut ilmoitukset muuttuneet toistuvaksi tavaksi. Pidemmällä aikavälillä sovellus ansaitsee paikkansa vain, jos se vähentää unohtuneita asioita ja tekee taloushallinnon tiedonkulusta ennakoitavampaa.

Oma arvioni on myönteinen, mutta ehdollinen. Netvisor on parhaimmillaan silloin, kun se on osa sovittua yritysrutiinia, ei yksittäinen irrallinen sovellus. Se ei ole kaikkein kevyin vaihtoehto jokaiseen tarpeeseen, eikä sen käyttöä kannata perustella vain sillä, että kaikki halutaan samaan paikkaan. Kun yrityksen prosessit ovat selkeät ja käyttäjät kirjaavat asiat ajallaan, keskitetty toimintatapa tuo todellista jatkuvaa hyötyä.

Netvisorin vahvin puoli ei lopulta ole näyttävä ensivaikutelma, vaan mahdollisuus tehdä pienet taloushallinnon tehtävät oikeaan aikaan. Sen heikoin puoli on samaan kokonaisuuteen liittyvä hallinnollinen paino: jos käyttö tuntuu työpäivän päälle liimatulta velvollisuudelta, tapa ei välttämättä kestä. Ystävälle suosittelisin sitä yritykseen, jossa tarvitaan yhteinen paikka tuntien, kulujen ja palkkoihin liittyvien tietojen käsittelyyn. Henkilökohtaiseen budjetointiin tai satunnaiseen kuittien säilytykseen valitsisin mieluummin yksinkertaisemman työkalun.

Kun käyttötarkoitus on oikea, Netvisor ei tarvitse jatkuvaa huomiota ollakseen hyödyllinen. Se saa olla hieman arkinen, kunhan se auttaa muistamaan, ilmoittamaan ja tarkistamaan asiat silloin, kun niillä on merkitystä. Juuri sellaisena se voi säilyttää paikkansa yrityksen puhelimessa myös sen jälkeen, kun ensimmäinen uutuuden viehätys on kadonnut.

Ennen käyttöönottoa kannattaa sopia työn rajat

Jos harkitset sovellusta koko työyhteisölle, aloittaisin keskustelun siitä, kuka kirjaa mitäkin ja missä vaiheessa. Työntekijän tehtävä voi olla toimittaa tunnit ja kulut, kun taas esihenkilö tai taloushallinto tarkistaa ne. Kun nämä roolit erotetaan selkeästi, käyttäjän ei tarvitse arvailla, pitääkö hänen vielä tehdä jotain lähettämisen jälkeen. Käytännön ohje kannattaa pitää lyhyenä: mitä kirjataan heti, mitä voi täydentää myöhemmin ja keneltä kysytään poikkeustilanteessa.

Uuden käyttäjän ei myöskään kannata aloittaa testaamalla kaikkia mahdollisia polkuja kiireisimpänä työpäivänä. Valitse ensin tavallinen tuntikirjaus tai yksi kuluilmoitus ja käy se läpi rauhassa yrityksen käytännön mukaisesti. Näin opit samalla, millaisia tietoja organisaatio odottaa. Jos ensimmäinen kokeilu tehdään epäselvässä tilanteessa, yksittäinen hankaluus voi antaa sovelluksesta tarpeettoman huonon kuvan.

Kirjauksen laatu säästää aikaa myöhemmin

Yksi hyödyllinen tapa on kirjoittaa selitteet vastaanottajan näkökulmasta. Itselle päivän tarkoitus saattaa olla ilmeinen, mutta kuukauden kuluttua tai tarkistajalle sama lyhyt merkintä voi olla liian ympäripyöreä. Kirjaa siksi työn tai kulun yhteys riittävän täsmällisesti, mutta älä tee selitteestä pitkää kertomusta. Tavoitteena on, että toinen ihminen pystyy ymmärtämään asian ilman erillistä viestiä.

Jos työpäivään kuuluu monta erilaista tehtävää, muistiin kannattaa ottaa poikkeamat silloin kun ne tapahtuvat, vaikka varsinainen kirjaus tehtäisiin vasta päivän päätteeksi. Tämä voi olla oma pieni muistilappu tai kalenterimerkintä; olennaista on, ettei sovelluksesta tule paikka, johon yritetään myöhemmin palauttaa mieleen koko työpäivä. Tällainen rinnakkainen muistamisen apu ei vähennä sovelluksen hyötyä, vaan auttaa pitämään ilmoituksen täsmällisenä.

Korjaustilanteessa kannattaa välttää saman tiedon lähettämistä uudelleen vain varmuuden vuoksi. Ensin on parempi selvittää, onko alkuperäinen ilmoitus jo käsittelyssä ja kuka voi muuttaa sitä. Muuten työntekijälle, tarkistajalle ja taloushallinnolle voi syntyä eri käsitykset siitä, mikä versio on oikea. Tähän ei tarvita monimutkaista ohjetta, vaan yrityksen yhteinen tapa toimia virheellisen kirjauksen kohdalla.

Nykyinen versio ja kehityksen arviointi

Nykyinen versio on 2.5.4, ja sovelluksen julkaisuajankohta on 3.5.2019. Nämä kertovat sovelluksen pitkästä elinkaaresta ja nykyisestä versionumerosta, mutta eivät yksin paljasta, millaisia muutoksia eri päivityksissä on tehty. Siksi en arvioisi kehityksen laatua pelkän numeron perusteella. Käyttäjälle tärkeämpää on tarkistaa omalla laitteellaan, toimivatko juuri ne päivittäiset tehtävät, joiden vuoksi hän tarvitsee sovellusta.

Jo käytössä olevalle työntekijälle päivitys on luonteva hetki katsoa, ovatko omat rutiinit yhä selkeät: kirjautuuko hän oikealla tavalla, tietääkö hän minne ilmoitus etenee ja onko yrityksen ohje muuttunut. Jos käyttötapa on pysynyt samana, tuttujen tehtävien pitäisi olla arvioinnin keskiössä eikä jokaisen näkymän tutkimisen. Uudelle käyttäjälle taas ratkaisevaa on, että puhelin täyttää vähimmäisvaatimuksen ja yrityksen käyttöönottaja osaa neuvoa alkuun.

Minusta päivityksiä kannattaa seurata käytännöllisesti, ei odottaa niiltä automaattisesti mullistavaa muutosta. Yrityksen työkalussa pienikin parannus voi olla arvokas, jos se helpottaa toistuvaa kirjausta, mutta käyttökokemus syntyy myös yrityksen ohjeista ja työnjaosta. Seuraavaksi kannattaa tarkkailla erityisesti sitä, väheneekö päällekkäinen selvittely ja pystyykö työntekijä hoitamaan omat osuutensa selkeästi. Nämä ovat käyttäjälle merkityksellisempiä mittareita kuin sovelluksen ulkoinen uutuus.

Jos olet vasta päättämässä, sopiiko Netvisor teidän arkeenne, kysy ensin kolmea asiaa: mitä tehtäviä työntekijä hoitaa itse, kuka tarkistaa ilmoitukset ja milloin tiedot pitää olla valmiina. Jos vastaukset ovat selvät, sovellusta on helpompi kokeilla tarkoituksenmukaisesti. Jos jokainen vastaus jää avoimeksi, aloittaisin käytäntöjen sopimisesta ennen kuin odotan mobiilisovelluksen ratkaisevan ongelman.